Автоматизация переводческих процессов: от заказа до сдачи

Типичный workflow без автоматизации

Как выглядит процесс в бюро, которое работает «по старинке»:

1. Клиент присылает файл на email. Менеджер скачивает, оценивает объём вручную (подсчёт знаков в Word).
2. Менеджер ищет свободного переводчика — обзванивает или пишет в мессенджеры.
3. Файл пересылается переводчику на email. Перевод возвращается тем же способом.
4. Менеджер пересылает файл редактору. Ожидает правки.
5. Финальный файл вручную форматируется и отправляется клиенту.

На проект в 10 страниц менеджер тратит 2–3 часа рабочего времени. При 20 проектах в день — это физически невозможно без потери качества.

TMS: система управления переводами

Translation Management System (TMS) — платформа, которая автоматизирует жизненный цикл переводческого проекта. Основные функции:

• Приём заказа — клиент загружает файл через портал или API. Система автоматически определяет формат, язык, объём (в словах и знаках).
• Расчёт стоимости — на основе TM-анализа (доля совпадений), языковой пары и срочности. Клиент получает ценовое предложение автоматически.
• Назначение исполнителей — система подбирает переводчика по языковой паре, специализации и загрузке. Отправляет уведомление, ждёт подтверждения.
• Контроль сроков — автоматические напоминания переводчику и менеджеру. Эскалация при задержке.
• Сдача и выставление счёта — после завершения QA файл автоматически отправляется клиенту. Счёт формируется на основе фактического объёма.

Что мы автоматизировали в «Универсал»

С 2013 года мы постепенно выстраивали автоматизированный workflow. Текущая схема:

• Приём заказа — через форму на сайте или email. Файлы автоматически парсятся, объём считается скриптом (поддержка PDF, DOCX, XLSX, PPTX, IDML, HTML).
• TM-анализ — загруженный файл прогоняется через накопленную Translation Memory клиента. Отчёт о совпадениях генерируется за 10–30 секунд.
• Автоматическое распределение — система выбирает переводчика из пула 50+ специалистов по критериям: языковая пара, тематика, загрузка, рейтинг по предыдущим проектам.
• Отслеживание прогресса — менеджер видит статус каждого проекта в реальном времени: процент переведённых сегментов, этап (перевод / редактура / QA / сдача).
• Автоматический QA — после завершения перевода запускаются проверки: числа, теги, терминология, пропуски, двойные пробелы. Отчёт об ошибках отправляется переводчику.

Инструменты автоматического QA

Контроль качества — самый благодарный участок для автоматизации. Мы используем три уровня:

• Встроенные QA в CAT — проверки Trados, memoQ или Phrase после завершения перевода. Ловят 70% механических ошибок.
• Verifika / Xbench — специализированные QA-инструменты для пакетной проверки. Кросс-файловые проверки: одинаковый оригинал — одинаковый перевод во всех документах проекта.
• Кастомные скрипты — проверка специфических правил клиента: запрещённые термины, обязательные сокращения, формат дат и чисел.

Подробнее об инструментах QA мы писали в отдельной статье.

Результаты автоматизации

За три года автоматизации мы получили измеримые результаты:

• Время обработки заказа (от получения до назначения переводчику) — с 2 часов до 15 минут
• Количество проектов на одного менеджера — с 8 до 25 в день
• Доля ошибок, пойманных автоматическим QA, — 73% от всех выявленных дефектов
• Среднее время выполнения проекта — сокращение на 30%

Для клиента это означает быстрее получить результат, а стоимость остаётся конкурентной, потому что мы экономим не на переводчиках, а на процессах.

Что автоматизировать не стоит

Автоматизация — не самоцель. Некоторые этапы намеренно оставляем ручными:

• Оценка сложности — алгоритм не определит, что текст содержит скрытые сложности (сарказм, культурные реалии, неформальный регистр).
• Коммуникация с клиентом — уточнение требований, обсуждение терминологии, обратная связь. Это работа человека.
• Финальная вычитка — автоматический QA ловит механические ошибки, но только редактор оценивает стиль, логику и читаемость.

Подробнее о нашем подходе к письменному переводу и процессе работы — на странице О компании.