Электронный документооборот в бюро переводов: как это работает

Зачем бюро переводов ЭДО

Бюро переводов обрабатывает десятки проектов одновременно. На каждый проект — исходные файлы, переводы, правки, закрывающие документы. Без системы электронного документооборота (ЭДО) менеджер тратит до 30% рабочего времени на пересылку файлов, уточнение статусов и поиск нужной версии документа в переписке.

С 2019 года мы полностью перешли на электронный документооборот. Результат: среднее время обработки заявки сократилось с 2 часов до 15 минут, а количество ошибок из-за «не той версии файла» упало до нуля.

Как выглядит процесс для клиента

Весь цикл работы — от заявки до получения готового перевода — проходит онлайн:

1. Заявка. Клиент загружает файлы через форму на сайте или отправляет на корпоративную почту. Система автоматически фиксирует заявку, присваивает номер и уведомляет менеджера.
2. Оценка и счёт. Менеджер оценивает объём (в переведённых знаках), рассчитывает стоимость и сроки. Клиент получает коммерческое предложение в PDF на электронную почту — обычно в течение 30–60 минут.
3. Подтверждение. Клиент подтверждает заказ ответным письмом или через личный кабинет. Для юридических лиц — электронная подпись или скан подписанного договора.
4. Выполнение. Переводчик получает доступ к файлам через защищённый портал. Клиент может отслеживать статус: «В работе», «На редактуре», «Готов».
5. Сдача. Готовый перевод загружается в систему. Клиент получает уведомление и скачивает файлы. Оригинал и перевод хранятся в архиве проекта.
6. Закрывающие документы. Акт, счёт-фактура (при работе с НДС) или УПД отправляются через систему ЭДО (Диадок, СБИС) или в электронном виде с оригиналами по почте.

Форматы файлов: что принимаем и что отдаём

CAT-системы (SDL Trados, memoQ, Memsource) работают практически с любым форматом. Мы принимаем:

• Документы: DOCX, XLSX, PPTX, PDF, ODT, RTF, TXT
• Вёрстка: InDesign (IDML), FrameMaker (MIF), HTML, XML
• Локализация: JSON, YAML, PO, XLIFF, RESX, .strings
• Сканы и изображения: PDF (скан), JPEG, PNG, TIFF — с предварительным OCR-распознаванием

Готовый перевод отдаём в формате оригинала. DOCX пришёл — DOCX вернём. Если нужен другой формат (например, PDF с подписью переводчика) — указываете при заказе.

Закрывающие документы и ЭДО

Для юридических лиц важна не только скорость перевода, но и скорость получения закрывающих документов. Мы работаем через три канала:

• Электронный документооборот. Подключены к Диадок (Контур) и СБИС. Акт подписывается ЭЦП — бухгалтерия получает документ в день сдачи перевода, без ожидания курьера.
• Скан + оригинал. Скан акта отправляем в день сдачи. Оригинал — Почтой России или курьерской службой в течение 3 рабочих дней по Москве.
• Личный визит. Офис в Москве — можно забрать документы лично.

Бюро «Универсал» работает на упрощённой системе налогообложения (УСН), поэтому счета выставляем без НДС. Это упрощает документооборот для обеих сторон.

Безопасность электронного документооборота

Передача файлов через email — привычная, но небезопасная практика. Наши меры защиты:

• Шифрование. Файлы передаются по каналам с TLS 1.3. Конфиденциальные документы — в зашифрованных архивах (AES-256).
• Контроль доступа. Каждый переводчик видит только свой проект. После сдачи — доступ к файлам закрывается.
• NDA. Подписываем соглашение о неразглашении до начала работы. Все 50+ переводчиков имеют действующие NDA с бюро.
• Хранение на серверах в РФ. Соответствие 152-ФЗ «О персональных данных».

Что это даёт клиенту

Электронный документооборот — это не модный тренд, а реальная экономия:

• Заказ перевода — 5 минут вместо 30 (без звонков и писем «пришлите реквизиты»)
• Отслеживание статуса — в реальном времени, без звонков менеджеру
• Закрывающие документы — в день сдачи через ЭДО, а не через 2 недели по почте
• Архив проектов — все переводы, исходники и TM хранятся и доступны в любой момент

Подробнее о нашем подходе к работе — на странице «О компании». Заказать перевод можно через форму на сайте или написав на почту — менеджер ответит в течение 30 минут в рабочее время.